4 روش برای برقراری ارتباط موثر در محل کار

برای هر کسی که در یک نقش مدیریتی است، ارتباط موثر ضروری است. روش‌ها و مهارت‌های ارتباطی قوی کلید رهبری مناسب هستند و سوء تفاهم‌ها و ارتباطات نادرست می‌تواند باعث هرج و مرج در هر کسب و کار یا اداره شود. ارتباط آزاد و مؤثر بین شما و کارکنانتان این نوع سوء تفاهم ها را از بین می برد. روش‌های زیادی برای برقراری ارتباط واضح وجود دارد و استفاده از آنها در ترکیبی که برای محل کار شما مؤثرتر باشد، تضمین می‌کند که هیچ مشکل ارتباطی در آینده ایجاد نمی‌شود. در این مقاله، چند روش ارتباطی را بررسی می کنیم که می تواند به شما در دستیابی به اهدافی که برای خود و تیمتان تعیین کرده اید کمک کند.

راه های برقراری ارتباط موثر در محل کار

ارتباط موثر می تواند شما و زیردستانتان را بهره وری بیشتر کمک کند. همچنین می تواند به افراد کمک کند تا در مشاغل خود مهارت بیشتری پیدا کنند، ترفیع کسب کنند و در حرفه خود پیشرفت کنند.

ارتباط کلامی

وقتی با مردم به صورت کلامی ارتباط برقرار می کنید، می توانید روابط قوی با دیگران ایجاد کنید. می‌توانید بپرسید که آیا کارمندان به کمک نیاز دارند، مطمئن شوید که دستورالعمل‌ها را درک می‌کنند، بازخورد مفیدی در مورد رهبری شما دریافت می‌کنند و موارد دیگر. در اینجا چند روش موثر برای برقراری ارتباط کلامی وجود دارد:

جلسات یک به یک:
جلسات یک به یک فضای خصوصی را فراهم می کند و به شما امکان می دهد در مورد موضوعات حساس تری خارج از یک محیط گروهی بحث کنید. اگر با اقدام یا عدم اقدام یکی از اعضای تیم مشکل دارید، این بهترین نوع جلسه برای حل آنها است. ارتباط یک به یک به برخی از اعضای تیم کمک می‌کند تا دستورالعمل‌ها را واضح‌تر درک کنند، به‌ویژه اگر فرد در یک محیط گروهی درون‌گراتر و ناراحت‌کننده‌تر باشد.

گفتگو با یک گروه
جلسات گروهی می‌تواند کل تیم شما را در یک تالار گفتمان آزاد جمع کند. ارتباط مستقیم در این نوع جلسه به تیم شما اجازه می دهد اشتیاق شما را برای همه پروژه های شما ببیند. همچنین به مردم این فرصت را می دهد که با شما تعامل داشته باشند و درباره ایده های شما بازخورد ارائه کنند. جلسات آزاد مکان بسیار خوبی برای جلسات طوفان فکری تیمی هستند. همه می توانند ایده ها را معرفی کنند، آنها را بررسی و اصلاح کنند تا شرکت شما بتواند آنها را به روش های خلاقانه و جالب عملی کند.

مقالات مرتبط: خلاصه کتاب کار عمیق

لوکال سئو چیست

ارائه ها و سخنرانی ها

ارائه ها و سخنرانی ها می توانند به شما در آموزش مهارت های جدید به اعضای تیم کمک کنند، مردم را در مورد برنامه های آینده شرکت و موارد دیگر آگاه کنید. داستان ها یا جوک های شخصی می توانند ارائه های شما را سرگرم کننده تر کنند. با پرسیدن این که آیا کسی سؤالی دارد، می‌توانید مطمئن شوید که همه اطلاعاتی را که می‌خواهید منتقل کنید، درک می‌کنند.

ارتباط غیر کلامی
با ارتباط غیرکلامی، می‌توانید پیام‌های بدون کلام را با لحن صدا، حرکات، حالات چهره و روش‌های دیگر ارسال کنید. در اینجا چند روش مفید برای برقراری ارتباط غیرکلامی آورده شده است:

زبان بدن: از زبان بدن مثبت برای تاکید بر نکات مهم استفاده کنید. صاف بایستید و از دست دادن برای انتقال اعتماد به نفس و اطمینان استفاده کنید. به افرادی که با آنها صحبت می کنید نگاه کنید و از چرخاندن چشمان خود یا نگاه مکرر به دور خود بپرهیزید. لباس های رسمی مانند کت و شلوار بپوشید تا مطمئن و آماده به نظر برسید.

ژست ها: حرکات رایج شامل تکان دادن، اشاره، شانه بالا انداختن و استفاده از انگشتان برای نشان دادن اعداد است. می‌توانید ساعت یا تلفن هوشمند خود را بررسی کنید تا نشان دهید که برای پایان دادن به یک مکالمه آماده هستید و به کار دیگری ادامه می‌دهید، یا می‌توانید با تکان دادن سر نشان دهید که متوجه می‌شوید و با آنچه شخص دیگری می‌گوید موافق هستید.

حالات چهره: ظاهر یک فرد اولین چیزی است که هنگام ملاقات با او می بینید. حالات چهره برای شادی، خشم، ترس، غم و سایر احساسات در فرهنگ ها یکسان است و آنها را بسیار قابل درک می کند. شما باید زمانی که مناسب است لبخند بزنید و مطمئن شوید که بیان شما آرام و مطمئن باقی می ماند.

Paralanguage: Paralanguage یا paralinguistics لحن صدا، صدا و زیر و بم شماست. لحن متفاوت می‌تواند باعث شود که همان عبارت مشتاقانه، مردد، عصبانی، غمگین یا طعنه‌آمیز به نظر برسد. توجه به زبان فرا زبانی می تواند به کارمندان شما کمک کند تا شما را آرام، با اعتماد به نفس و مقتدر بدانند.

باید از لحن صدایی که با محیط اطرافتان مناسب است استفاده کنید. کلمات می توانند معانی مختلفی برای افراد مختلف داشته باشند و این به لحن صدایی که با آن صحبت می کنید بستگی دارد. فریاد زدن یا استفاده از لحن نامناسب می تواند اعضای تیم شما را دلسرد کند و آنها را از انجام بهترین کارشان باز دارد. از زمزمه کردن خودداری کنید و واضح صحبت کنید تا از سردرگمی جلوگیری کنید، در زمان صرفه جویی کنید و از تکرار خودداری کنید. اگر به گونه ای صحبت می کنید که به همه اجازه نمی دهد به وضوح بشنوند، تصور نکنید که تیم شما اطلاعاتی را که به آنها داده می شود درک می کند.

ارتباط نوشتاری
ارتباطات کتبی برای بیانیه های مطبوعاتی، بروشورها، یادداشت ها، قراردادها، کتاب های راهنما و موارد دیگر ضروری است. رهبران و مدیران باید واضح و دقیق بنویسند تا افکار و عقاید خود را به همه برسانند. شما باید برنامه ریزی کنید، سازماندهی کنید، بنویسید، ویرایش کنید و در صورت لزوم کلمات خود را اصلاح کنید و همه چیز را با در نظر گرفتن خوانندگان مورد نظر پیش نویس کنید. در صورت لزوم از عناوین و زیرعنوان مختصر استفاده کنید و کلمات ساده را در جملات و پاراگراف های واضح و کوتاه بنویسید.

اطمینان حاصل کنید که همه چیز به راحتی قابل درک است و نظرات خود را با حقایق فراوانی که ممکن است پشتیبانی کنید. همیشه نکات اصلی نوشته خود را در پایان خلاصه کنید و به خواننده اطلاع دهید که در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. در اینجا چند روش رایج ارتباط نوشتاری آورده شده است:

پست الکترونیک
شما می توانید با یک نفر یا با کل تجارت خود از طریق ایمیل ارتباط برقرار کنید. موضوع باید به مردم اطلاع دهد که پیام شما در مورد چیست و شما باید از زبانی واضح، مختصر و حرفه ای استفاده کنید.

نامه ها
رسیدن یک نامه به مقصد بیشتر از ایمیل طول می کشد، اما بسیاری از مردم بیشتر متوجه آن می شوند. بعید است که افراد مانند ایمیل، نامه چاپی را در پوشه هرزنامه از دست بدهند، بنابراین روش های ارتباطی عالی برای تبلیغات دارند.

خبرنامه ها و یادداشت ها
یک خبرنامه یا یادداشت هفتگی یا ماهانه می تواند به همه کارمندان شما در مورد تغییرات کسب و کار شما اطلاع دهد. می توانید قوانین و فناوری های جدید را به مردم اطلاع دهید یا مدیران جدید را سریع و آسان معرفی کنید.

رسانه های اجتماعی
می‌توانید شبکه‌های رسانه‌های اجتماعی ایجاد کنید تا به کارمندان خود کمک کنید تا با یکدیگر ارتباط برقرار کنند یا مشتریان را از محصولات و فروش‌های جدید مطلع کنید. رسانه های اجتماعی می توانند به شما کمک کنند تا یک فرهنگ شرکتی سرگرم کننده و در عین حال سازنده را پرورش دهید. بسیاری از پلتفرم‌های رسانه‌های اجتماعی دارای ویژگی‌های کنفرانس ویدیویی و چت گروهی هستند که امکان برگزاری جلسات انفرادی یا گروهی از راه دور را فراهم می‌کند.

افراد می توانند پروفایل های کاری مستقل از حساب های شخصی خود تنظیم کنند و زندگی شخصی و حرفه ای خود را جدا نگه دارند. می‌توانید گروه‌های رسانه‌های اجتماعی را برای پروژه‌های خاص ایجاد کنید، یا می‌توانید گروه‌های تیمی تشکیل دهید تا همکاران در مکان‌های دیگر بتوانند مانند افراد در دفتر به‌روز باشند.

پیام رسانی فوری
پیام‌رسانی فوری به شما امکان می‌دهد با یک تماس تلفنی به افراد خارج از محل کار دسترسی پیدا کنید، بدون اینکه فعالیت‌های آنها را قطع کنید. می توانید یک پیام فوری برای یک نفر یا لیستی از گیرندگان ارسال کنید. اکثر گوشی های هوشمند زمانی که یک پیام فوری با صدای خاص وجود دارد، به صاحبان خود هشدار می دهند.

ارتباط دیداری
ارتباط بصری می تواند درک ارتباط کلامی را آسان تر کند. بسیاری از اعضای تیم وقتی اطلاعات را به صورت بصری یا شفاهی به آنها ارائه می شود، بهتر حفظ می کنند. نرم افزار ارائه، مانند Microsoft PowerPoint، به شما امکان می دهد ارائه های متنوع و جالبی را به راحتی ایجاد کنید. می‌توانید انواع مختلفی از ارائه‌های دیجیتال را به رایانه‌های تیمی منتقل کنید و به همه کارمندان خود اجازه دهید در صورت نیاز به داده‌ها مراجعه کنند. به عنوان مثال، یک نمودار مفید یا یک ویدیو ممکن است به افراد کمک کند تا یک مبلمان را بهتر از چندین صفحه دستورالعمل مکتوب جمع کنند. در اینجا چند نوع رایج ارتباط بصری آورده شده است:

گرافیک، تصاویر و فیلم ها
با گرافیک، تصاویر و ویدیوهای مناسب، می توانید به کارمندان خود نشان دهید که چگونه وظایف را به جای اینکه فقط به آنها بگویید، انجام دهند. به این ترتیب، می توانید از سوء تفاهم جلوگیری کنید و دستورالعمل های خود را سرگرم کننده تر کنید.

نمایش داده ها
انواع مختلفی از نمودارها در نمایش داده ها استفاده می شود:

نمودارهای میله ای عمودی برای مقایسه داده هایی که بر اساس دسته بندی تقسیم می شوند، بهترین هستند. آنها زمانی بهترین عملکرد را دارند که فقط چند گروه برای نمایش وجود داشته باشد، معمولاً بیش از 10 گروه نیست.

نمودارهای میله ای انباشته برای مقایسه اندازه یک گروه با گروه دیگر و نشان دادن ترکیب یک گروه در رابطه با گروه دیگر بهترین هستند.

هیستوگرام ها ترکیب جالبی از نمودار میله ای عمودی و نمودار خطی هستند. متغیر نشان داده شده در محور x ارتفاع میله ها را تعیین می کند.

نمودارهای میله ای افقی بسیار شبیه به نمودارهای میله ای عمودی هستند، اما اغلب دارای بیش از 10 دسته یا دسته با برچسب های بلندتر هستند.

نمودارهای دایره ای روش های چشم نواز و جالبی برای درک بخش هایی از یک کل هستند. دایره همیشه تا 100 درصد جمع می شود و تجزیه ای که نمایش می دهد می تواند تقریباً هر چیزی را شامل شود.

نمودارهای خطی اطلاعات را بر اساس یک متغیر پیوسته، اغلب زمان یا پول نمایش می دهند. آنها برای نمایش پیش بینی هایی که فراتر از داده های موجود هستند موثر هستند. به عنوان مثال، اگر داده های فروش ماهانه خود را بر روی نمودار خطی ترسیم کنید که سه سال، دو سال گذشته و یک سال آینده را پوشش می دهد، خوانندگان ممکن است بتوانند روندهای آینده را به راحتی شناسایی کنند.

نمودارهای مساحتی شبیه به نمودارهای خطی هستند، اما فضای بین محور x و خط با رنگ های مختلف پر شده است. این نمودارها برای نمایش روابط جزئی به کل، مانند مشارکت‌های فردی در تولید برای مدتی، داده‌های فردی و داده‌های روند کلی مفید هستند.

نمودار پراکندگی رابطه بین یک جفت متغیر را نشان می دهد. اگر نقاط داده نشان داده شده یک نوار از گوشه پایین سمت چپ به گوشه سمت راست بالا تشکیل دهند، احتمالاً یک همبستگی مثبت بین دو متغیر وجود دارد. اگر باند از سمت چپ بالا به سمت راست پایین باشد، احتمال همبستگی منفی بیشتر است. اگر الگوی ظاهری وجود نداشته باشد، بین متغیرها همبستگی وجود نخواهد داشت.

نمودارهای حباب مانند نمودارهای پراکنده هستند، اما می توانند متغیر سومی را از طریق اندازه نمایشگر حباب به طرح معرفی کنند. این گزینه خوبی برای درک روابط بین متغیرهای پیوسته است.

نمودارهای قیفی نشان می دهد که چگونه چیزی در مراحل مختلف یک فرآیند حرکت می کند. مقادیر را به صورت نسبت‌های رو به کاهش نشان می‌دهد و به 100 درصد کل می‌رسد. نمودار از 100% شروع می شود و با خارج شدن فاکتوری که در هر مرحله یا مرحله از فرآیند نمایش داده می شود، به کاهش درصد ادامه می دهد.

نمودارهای گلوله ای اطلاعات عملکرد را در مورد یک هدف خاص نمایش می دهند. آنها پیشرفت به سمت یک هدف را آشکار می کنند، آن را با معیار دیگری مقایسه می کنند و زمینه را در قالب رتبه بندی و اطلاعات عملکرد ارائه می دهند.

نقشه‌های حرارتی رابطه بین یک جفت آیتم و اطلاعات رتبه‌بندی را نشان می‌دهند، مانند بالا یا پایین، ضعیف یا نمونه، یا منفی یا مثبت. آنها یک خلاصه بصری سریع از اطلاعات را ارائه می دهند و نقشه های گرمایی پیچیده تر می توانند به بینندگان اجازه دهند مجموعه داده های پیچیده را درک کنند.

نمودارهای جعبه به شما راهی سریع برای خلاصه کردن داده ها می دهد. این نمودارها می توانند تغییرات، مقادیر متوسط، اطلاعات دور از دسترس و سایر فرم های داده را نشان دهند.
نکاتی برای برقراری ارتباط در محل کار
در اینجا چند نکته اضافی وجود دارد که به شما در برقراری ارتباط در محل کار کمک می کند:

یک جو مثبت ایجاد کنید

به احساس محیط جلسه خود فکر کنید. فضا باید کاملاً کاربردی باشد و چیدمان باید روند تیم شما را تسهیل کند و بهره وری آنها را افزایش دهد. اگر سازمان شما به نتیجه بدی رسید، نشاط آور و مثبت باشید. جو و احساس در بسیاری از محیط های کاری از بالا به پایین جریان دارد. اگر در مواجهه با چالش های جدید اعتماد به نفس خود را حفظ کنید، کارکنان شما نیز باید این کار را انجام دهند.

از فناوری برای سازماندهی بیشتر ارتباطات خود استفاده کنید

اسناد الکترونیکی که با برنامه‌های پردازش متن، ایمیل‌ها و سیستم‌های پیام‌رسان تلفن همراه ساخته شده‌اند، ابزارهای سریع و مؤثری برای غلبه بر موانع ارتباط بین فردی هستند. آنها نیازی ندارند که همه اعضای تیم به طور همزمان در یک مکان باشند تا داده های یکسانی دریافت کنند. افراد می توانند هر چیزی را که نیاز دارند در پایگاه داده فایل های دیجیتالی به سرعت و کارآمد پیدا کنند.

از تکرار بپرهیزید

به اعضای تیم خود اطلاعاتی را که باید بدانند بگویید، و از آنها بپرسید که آیا متوجه شده اند یا سؤالی دارند. تکرار کردن خود بدون اینکه از شما خواسته شود باعث اتلاف وقت می شود که می توان از آن به نحو موثرتری استفاده کرد.

گوش کنید و مشاهده کنید

از بازخورد یا انتقاد سازنده نترسید و هنگام برقراری ارتباط با اعضای تیم و بازخورد دادن آنها، مراقب زبان بدن و فعالیت های اعضای تیم خود باشید.

همه این ابزارهای ارتباطی می توانند به شما در ایجاد یک محل کار قوی، باثبات و سازنده کمک کنند. استفاده از آنها به نفع خود شما را از مشکلات ارتباطی با تیم خود باز می دارد.